Service Administration

Organigramme du service

 

L’administration de l’unité rassemble aujourd’hui, sous l’impulsion du directeur administratif, 13 agents dont les activités sont de gérer et d’accompagner la recherche.

Cette gestion couvre le budget de l’unité alloué par nos quatre tutelles, le CNRS, l’Université Paris-Diderot, le CEA et l’Observatoire de Paris. Elle couvre également la gestion des ressources humaines.

L’accompagnement des activités de recherche, se traduit par la mise en place, en 2009, d’une cellule de conférences, par la réalisation du Centre François ARAGO (FACe), en 2010, auquel est dédiée un agent en charge du secrétariat et de l’administration du Centre. Cela se traduit également par le recrutement de project managers sur des projets comme le projet européen INFIERI, ou encore la Chef de projet du PCCP.

Pour caractériser l’évolution du service, on signalera son engagement dans la structure projet mise en œuvre dans l’unité depuis sa refondation.

La structure projet est en effet présente dans tous les domaines d’activité du service. On citera pour exemple :

La gestion financière qui s’organise autour d’un physicien référent, d’un chef de projet et d’un(e) gestionnaire référent(e).

La gestion RH, avec la mise en place d’un pôle « projet Labex UnivEarthS » qui réuni la Chef de projet Labex recrutée par l’Université Paris-Diderot, la gestionnaire des personnels permanents de l’APC qui gère toutes les demandes de recrutement sur crédit Labex avant leur mise en place par l’Université, ainsi que le gestionnaire des crédits Labex.

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La gestion financière à l’APC :

La gestion financière de l’APC est mise en œuvre par 6 agents mais qui ne sont pas tous dédiés à temps plein à cette activité.

Ainsi, « le noyau dur » de la gestion est constitué de 6 agents (5,4 ETP), dont deux en CDD(*) et qui se partagent « 146 entités dépensières ». Ces entités traduisent l’organisation matricielle du laboratoire en groupes thématiques, services et projets scientifiques.

La part de Ressources Propres, tous crédits confondus (ANR, CNES, Europe …), représente les 2/3 de notre financement.

(*) en janvier 2016

 

La gestion RH à l’APC :

L’APC rassemble 135 agents titulaires ou sur contrat de longue durée mais également des doctorants, post-doctorants, physiciens associés, visiteurs, et stagiaires.

Au total ce sont plus de 200 agents qui travaillent à APC.

Deux agents sont dédiés à la gestion du personnel, pour le personnel permanent et contrats de longue durée et pour le personnel non permanent.

Leur mission consiste notamment à suivre les procédures de recrutement, d’assurer l’accueil des nouveaux entrants, d’accompagner et conseiller les personnels pour leurs dossiers de carrières, les concours, pour les congés et absences. Ces deux agents apportent conseil et assistance aux membres de l’unité et toutes informations utiles dans le domaine de la réglementation du personnel.

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Le service administratif s’inscrit, comme l’ensemble du laboratoire, dans une démarche qualité. Il met en place des procédures qui doivent faciliter le quotidien des chercheurs et ITA de l’APC mais également offrir des outils de facilitation de la gestion.

Dans cette perspective, une procédure informatisée d’accueil des nouveaux entrants a été mise en place à l’APC. Cette procédure est mise en ligne sur le site Web du laboratoire depuis mars 2010.

Afin d’apporter une aide à la direction de l’APC dans les réponses aux enquêtes de nos tutelles, une base indicateurs RH a été conçue par une ingénieure en charge de la gestion et du traitement de l’information avec le conseil et l’appui des gestionnaires RH de l’unité.

Enfin, on notera également la création en 2011 d’une base de données inventaire, sous FileMaker Pro. La création de cette base, qui permet d’enregistrer tous les équipements acquis par le laboratoire et d’éditer les étiquettes destinées à les identifier, a été saluée par la Délégation régionale lors de son audit de gestion.